Videoneuvottelun säästöt

Tämän artikkelin tarkoituksena on kuvata käytännönläheisiä tilanteita, joissa läsnäolo voidaan toteuttaa fyysisen läsnäolon asemesta videoneuvotteluratkaisulla, sekä karkeasti arvioida näiden videoneuvotteluratkaisujen kustannusvaikutuksia. Olettamus on, että joissakin tapauksissa videoneuvottelun käyttö säästää kustannuksissa, ja joissakin tapauksissa videoneuvottelu on fyysistä läsnäoloa kallimpaa. Otamme mielellämme vastaan uusia ideoita ja korjausehdotuksia.

Kustannustiedot

Kustannusten osalta olemme käyttäneet julkisia hinta- ja kustannustietoja.Näitä ovat mm. neuvottelulaitteiden kustannukset, tietoliikenneyhteydet, sähkökustannukset, polttoainehinnat, jne.

Neuvottelulaitteina olemme käyttäneet Polycomin HDX-sarjan halvimmat tilanteeseen sopivat HD-tason laitteet (ei siis HDX 7001, 8001 tai 9001) ja tarvittavat lisävarusteet. Kaikkiin laitteisiin on myös lisätty Polycom Premier 3 Year Support -tukisopimus. 

HDX 7002 XL ja HDX 8002 XL	HDX 4002 XL

Tilanne 1: Kahden toimipisteen väliset palaverit

Tässä tilanteessa säästetään matkakustannuksissa rakentamalla neuvotteluyhteys kahden toimipisteen välille. Toisen toimipisteen asemesta yhteys voidaan myös rakentaa esim kumppanin tai asiakkaan toimipisteeseen.

Videoneuvottelujärjestelmäksi valitaan kaksi HDX 7002 XL -laitetta, joilla  pystyy videokuvan lisäksi lähettämään myös HD-tason sisältöä tietokoneesta (XL-ominaisuus). Molempiin toimipisteisiin hankitaan lisäksi Samsungin M87 FullHD -televisiot, ja seinäkiinnitykset sekä televisioihin, että kameroihin. HDX-laitteille ostetaan Polycomin tukisopimukset, joilla taataan järjestelmien toimivuus kolmeksi vuodeksi. Järjestelmän asennus tehdään pääosin oman henkilökunnan voimin, mutta ympäristön suunnittelussa käytetään kuitenkin ulkopuolista apua kaksi tuntia per neuvotteluhuone.

Kahden toimipisteen kustannukset ovat siis yhteensä 19 708€. 36kk:n tasapoistolla n. 547€/kk, 25% poistoilla 411 €/kk (ensimmäinen vuosi) tai rahoituksella 629 €/kk (laskettu 15% lisäkustannus kolmelle vuodelle).

Säästöt ja lisääntynyt tuottavuus

Jotta tämän neuvottelujärjestelmän hankinta olisi kannattavaa, järjestelmällä pitäisi yrityksen kannalta olla säästöjen ja lisääntyneen tuottavuuden kauttan vähintään +629 €/kk nettovaikutus. Lisääntyneen tuottavuuden arvo on tehtävä- ja tilannekohtaista-- se on kuitenkin helppo laskea mikäli henkilö voi matkustamisen sijasta tehdä laskutettavaa työtä. Säästöt näkyvät suurimmaksi osaa matkakuluissa, ja ne voidaan arvioida kolmen parametrin avulla:

- kokoukset kuukaudesa
- toisesta konttorista osallistuvat henkilöt keskimäärin
- toisesta konttorista osallistuvan yhden henkilön keskimääräinen matkakustannus

Esim 1: Toinen toimipiste Turussa, toinen Helsingissä, matkustus junalla.

Taulukko

Helsinki-Turku -akselilla säästöjä syntyy mikäli 7-8 ihmistä matkustaa kuukaudessa suuntaan tai toiseen. Tähän riittää siis esimerkiksi kaksi palaveria, joihin osallistuu neljä matkustavaa ihmistä, tai kolme palaveria kolmella osaanottajalla.

Mikäli mukaan otetaan neljän tunnin matkustusaika (2*2 tuntia), ja tälle matka-ajalle arvioidaan esim. menetettynä laskutuksena "opportunity cost" 40 €/tunti niin taulukko näyttää tällaiselta.

Tämän mallin mukaan säästöt kattavat hankinta- ja rahoituskustannukset mikäli kuukauden aikana vähintään kolme ihmistä (tai yksi ihminen kolmessa palaverissa) liikkuvat välillä Helsinki-Turku sen sijaan, että tekisivät laskutettavaa työtä.

Esim 2: Toinen toimipiste Helsingissä, toinen Tukholmassa

Lento Helsinki-Tukholma-Helsinki maksaa noin 157 eur + päiväraha 65 eur + taksi lentokenttä-keskusta-lentokenttä n. 90 eur (jaetaan maks 4 hlö/taksi), eli yhteensä karkeasti noin 300 eur per henkilö.

 

Kun otetaan huomioon vain suorat kustannussäästöt (eikä lasketa tulonmenetystä kustannukseksi), videoneuvottelu kannattaa mikäli matkustavia ihmisiä on kuukausittain enemmän kuin kaksi.

Tilanne 2: Kolmen toimipisteen väliset palaverit

Kun samaan palaveriin osallistuvia toimipisteitä on enemmän kuin kaksi, tarvitaan ns. MCU- tai siltaominaisuus. Tämä tarkoittaa käytännössä, että yksi neuvottelulaitteista on muita tehokkaampi, ja pystyy toimimaan solmukohtana muille laitteille. Tässä kokoonpanoissa valitaan perus-HD -laitteiden lisäksi HDX 8004 XLP solmukohdaksi.

Peruslaitteet:

Solmukohta:

Matkakustannukset:

Mikäli palaverit pidetään tasapuolisesti eri konttoreissa ja näihin myös osallistuu tasapuolisesti ihmisiä kaikista konttereista, yhden ihmisen matkakustannus on keskimäärin 201,18€ ilman tulonmenetyskustannuksia.

HD-videoneuvottelu siis kannattaa mikäli toimipisteiden välillä liikkuu (keskimääräisillä kustannuksilla) kuukauden aikana enemmä kuin viisi ihmistä, tai kuukauden aikana pidetään esimerkiksi kaksi palaveria joihin molempiin osallistuu kolme matkustavaa ihmistä.

Tilanne 3: Työ kotoa

Kotityöskenariossa esimerkkihenkilö asuu Sipoossa, ja hänen työpisteensä on Etelä-Helsingissä, Tehtaankadulla. Keskimäärin hänen työmatkansa kestää autolla noin 0,75h (45 min) kumpaankin suuntaan ja työmatkan pituus on 39 km/suunta. Mikäli automatkan hinnaksi lasketaan verottajan 0,44€/km niin henkilölle syntyy suoria kustannuksia 34,32€/työpäivä.

Toinen hänelle koituva kustannus on matkustamiseen käytetty aika. Matka työpisteeseen ja takaisin kuluttaa henkilön "omaa aikaa", ja kysymykseksi muodostuukin, minkä arvon henkilö subjektiivisesti tälle ajalle antaa. Matkustamiseen käytetty aika ei ole mitenkään mitätön suhteessa muuhun vapaa-aikaan-- viikko etätyötä kuukaudessa * 11kk * 1,5h =  11 pv lisää "lomaa"-- joten täysin poissuljettua ei ole, ettei henkilö voisi itse osallistua esimerkiksi neuvottelulaitteiston kustannuksiin, ja näin tavallaan ostaa itselleen lisää vapaa-aikaa.

Kotivideoneuvottelulaitteena käytetään Polycomin HDX 4002XL, joka on halvin myös PC:n kuvaa siirtävä HD-laite. Kustannukset lasketaan vain yhden laitteen perusteella, jolloin kustannukset kuvastavat yhden kotipisteen lisäämisen olemassaolevaan videoneuvotteluinfraan.

Kotipisteen kustannukset ovat 8 783€. 36kk:n tasapoistolla n. 244 €/kk, 25% poistoilla 183 €/kk (ensimmäinen vuosi) tai rahoituksella 280 €/kk (laskettu 15% lisäkustannus kolmelle vuodelle).

Kun tehdään taulukko jossa pystysuunnassa on kotipäivien lukumäärä kuukaudessa, ja vaakasuunnassa on henkilön subjektiivinen näkemys yhden lisävapaatunnin arvosta (alkaen 0€), niin saadaan seuraavanalinen kuva.

Mikäli vapaa-ajalle ei lasketa yhtään arvoa, rahoituksella hankitusta järjestelmästä tulee kustannusneutraali kun kotipäiviä on matkustuspäivien asemesta vähintään 8 kappaletta kuukaudessa. 

Yhteenveto

Matkustamisen väheneminen näkyy luonnollisesti suoraan kustannusten vähentymisenä. Videolaitteilla yritetään varmistaa työntekijöiden tuottavuus myös silloin kun työ tehdään useamman katon alla, joten investointikustannukset voidaan ymmärrettävästi verrata matkustussäästöihin. Kokonaisuuden kannalta yrityksen on kuitenkin arvioitava, tuntuvatko digitaaliset kohtaamiset jo niin luonnollisilta, että niihin siirtyminen on myönteinen asia.